Ryhmätyö-lehti 2/2007

RYHMÄTYÖ RY:N KOULUTTAJAT LIISA KURTZ JA MARJA MYLLYKOSKI

Jokamiehen johtajuus


Aikuisuus hukassa, vanhemmuus hukassa, johtajuus hukassa, näin luonnehditaan toisinaan aikuisten ihmisten käytöstä, vanhempien kykenemättömyyttä pysyä vanhempina suhteessa lapsiin tai työyhteisön toimintaa. Tässä artikkelissa tarkastelemme sitä, miten johtajuus voi olla työyhteisön, sen johtajan ja alaisten hoidossa sekä sitä, miten itse kukin omassa työssään voi myötävaikuttaa perustehtävän toteutumiseen.

Määrittelemme peruskäsitteet perustehtävä, johtaja, johtaminen ja johtajuus seuraavasti:

Perustehtävä

Perustehtävä on tehtävä, jonka vuoksi organisaatio, työyhteisö tai ryhmä on olemassa ja jota varten se on perustettu.

Johtaja

Johtaja on tehtävään nimetty henkilö, joka viime kädessä vastaa siitä, että työyksikkö toteuttaa oman perustehtävänsä.

Johtaminen

Johtaminen kuvaa niitä toimenpiteitä, menetelmiä ja tapaa toimia, joilla johtaja ohjaa omaa yksikköään tai kuka tahansa itseään ja omaa työtään. Johtaminen sisältää myös ne yleiskäytännöt, jotka yritykselle on luotu ja luodaan, ja joita sovelletaan organisaation eri yksikköihin, kuten esimerkiksi laatujohtaminen.

Johtajuus

Johtajuus on työyhteisössä tehtäväalue tai toimintoja, jotka edistävät perustehtävän toteutumista. Johtajuus on perustehtävästä huolehtimista. Kun yhteisön jäsen työskentelee omassa tehtävässään perustehtävän suuntaisesti, hän toteuttaa omalta osaltaan johtajuutta.


Perustehtävä

Merkityksestä

Perustehtävän toteuttamiseen tarvitaan monenlaista työtä ja sen olemassaolo on perusta sekä työyhteisön että yksittäisen ihmisen toiminnalle. Suhde perustehtävään vakioi tarkastelunäkökulmaa, kun monet tekijät työyhteisön monitasoisessa ja monimuotoisessa tapahtumassa näyttäytyvät muuttuvina ja mutkikkaina.

Työyhteisössä kaikkea toimintaa tulisi tarkastella suhteessa perustehtävään. Tämä näkökulma ehkäisee ennalta monia turhia ristiriitoja ja loukkaantumisia. Usein työpaikoilla arvioidaan työntekijän persoonaa eikä hänen työtään, mikä väistämättä herättää kiukkua asianomaisessa ja varsin oikeutetun kysymyksen: Mitä tämä työhöni kuuluu?

Perustehtävän selkeys vakauttaa poukkoilevan organisaation toimintaa ja se on edellytys muun muassa kehittää työyhteisöä. Työyhteisö tarvitsee kaikkia jäseniään perustehtävän toteuttamiseen.

Tietoisuus perustehtävästä

Työyhteisön yhteinen käsitys perustehtävästä ohjaa yksikön ja yksilöiden toimintaa sekä itse kunkin pysymistä omassa tehtävässään. Perustehtävä kuitenkin hämärtyy yllättävän helposti, koska sitä pidetään itsestään selvänä tai sen merkitystä ei tiedosteta. On hyvin yleistä, että yhteisön jäsenillä on toisistaan poikkeavia käsityksiä asiasta. Työyhteisön yhteinen käsitys perustehtävästä – tai itse asiassa mistä asiasta tahansa – voi syntyä vain, jos siihen tietoisesti pyritään ja panostetaan.

Kun työntekijä saa kokemuksen siitä, että oma työ on merkittävää kokonaisuuden kannalta, se lisää sekä oman työn että toisen työn arvostusta, työtyytyväisyyttä ja yhteistyöhalukkuutta ja sitä kautta tehtävien parempaa toteutumista työyhteisössä.

Esimiehen tai johtajan asema ei korostu yhtä paljon silloin, kun työyhteisöllä on selkeä käsitys perustehtävästä. Se edistää ihmisten itsenäistä työskentelyä ja aikuista toimintaa eri tilanteissa ja kykyä ratkaisuihin oman tehtävänsä puitteissa. Kun perustehtävä on selkeänä mielessä, oman vastuun rajojen tietoisuus lisääntyy.

Mikä estää pysymästä perustehtävässä?

Sekä yksilön elämässä, että ryhmän elämässä on meneillään kaikenaikaa monenlaisia tapahtumia. Työyhteisön jokainen ihminen tuo oman historiansa mukanaan myös työhönsä. Jokainen elää osittain omassa todellisuudessaan, kukaan tuskin näkee kaikkea, mitä ryhmässä on meneillään. Nämä todellisuudet johtavat helposti sekä ajatukset että toiminnan pois siitä, mitä itse asiassa oltiin tekemässä. Työyhteisön jäsenet ovat alttiita ryhmän paineelle.

Ratkaisemattomat ristiriidat työntekijän omissa sisäisissä suhteissa siirtyvät helposti myös työpaikalle ja saattavat häiritä tai jopa estää yhteistyötä, jota perustehtävän toteuttaminen lähes poikkeuksetta vaatii. Sisäiset, kaukana ajankohtaisesta tilanteesta olevat realiteetit ohjaavatkin toimintaa sen sijaan, että meneillään oleva tehtävä ohjaisi sitä. Yksilön kannalta on tärkeätä tunnistaa, mikä itseä vie pois tehtävästä.

Jos perustehtävästä on yhteinen käsitys ja jos jopa sen toteuttaminen käytännössä – mahdollisuuksien mukaan – perustuu myös yhteisiin sopimuksiin, on yhteisön jäsenten helpompi puuttua poikkeamisiin, esimerkiksi kysymällä, mistä on kysymys, eikä jäädä turhautumisten ja tyytymättömyyden valtaan. Yleensä tehtävien tekemiseen liittyvien asioiden esille ottaminen vaatii rohkeutta, mutta se on palkitsevaa ja se myötävaikuttaa perustehtävän toteutumiseen.

Tehtävässä pysyminen edellyttää ponnisteluja ja yksilöllisten tarpeiden syrjään laittamista sen suorittamisen ajaksi. Työhön keskittyminen myös palkitsee ja tuottaa iloa.

Muutokset organisaatiossa tai työyhteisössä ovat usein vaikeita. On todettu, että yhteisön on huomattavasti helpompi sopeutua muutokseen, jos se perustellaan perustehtävän paremmalla toteutumisella. Eli tarve muutokseen on noussut tehtävästä eikä esimerkiksi yleisestä trendistä.

Mitä epäselvempi ja jopa kaoottisempi työtilanne on, sitä tärkeämpää on yksittäisen työntekijän ja mieluiten myös yhteisön selkeyttää omaa tehtäväänsä ja rajojansa. Joskus on aiheellista tarkastella jopa päivittäin sitä, mikä on sen päivän suunnitelma ja tehtävä. Lopulta niistä kiinnipitäminen ja siten tässä nyt eläminen on elämässä ja työelämässä kaikkein olennaisinta.


Johtajuus

Määritelmästä

Johtajuus-käsitettä käytetään yleisesti synonyymina termille johtaminen. Joskus sillä tarkoitetaan johtajan tehtäviä. Ryhmädynaaminen määrittely näkee johtajuuden laajemmin. Siinä jokainen ryhmän jäsen, toimiessaan perustehtävän suuntaisesti, osallistuu johtajuuteen. Kun johtajuus määritellään tällä tavalla, se ei ole koskaan vain johtajan toteutettavissa, vaan siihen tarvitaan koko työyhteisöä.

Erillisyys

Omasta erillisyydestä huolehtiminen on tärkeää työssä. Erillinen ihminen voi kertoa oman käsityksensä eteen tulevista asioista pahoittamatta mieltään, jos häntä ei ensimmäisellä kerralla kuullakaan. Ääneen sanominen vapauttaa siitä, ettei asioita tarvitse kantaa pelkästään sisällään. On kaiken lisäksi se mahdollisuus, että toisillekin ilmaistu näkökulma, kannanotto, mielipide kehittää toimintaa toivottuun suuntaan.

Miten sitten huolehtia omasta erillisyydestään työyhteisön monitasoisessa vuorovaikutuksessa ja todellisuuksissa? Sellainen ihminen, joka on tietoinen siitä, mitä itsessä tapahtuu, säilyttää omat rajansa. Omien tunteiden tunnistaminen auttaa pysymään erillisenä. Ryhmäpaineessa erillisyys ja itsenäisyys joutuvat koetukselle. Työyhteisön jäsen haluaa olla hyvä työntekijä ja toimia yhteisön normien mukaisesti. Silloinkin kun ryhmä pyrkii antamaan tunne- ja tarvetason tehtäviä ja ominaisuuksia, siis roolittamaan, on tärkeätä tunnistaa omat rajat, mikä on minua, mikä ei. Jäykät roolit kapeuttavat työn tekemistä ja voivat jopa uhata perustehtävän tekemistä, koska kaikki tietotaito ei tule käyttöön ahtaiden roolien vuoksi.

Johtajuuteen osallistuminen

Työyhteisön jäsenen kyky nähdä, missä työryhmä on menossa milloinkin ja taito palauttaa joko yksilö tai ryhmä sen senhetkiseen tehtäväänsä, on arvokasta työyhteisölle tai sen yksittäiselle jäsenelle. Näin toimiva jäsen toteuttaa tässä johtajuutta, jotta yhteisön energia voisi jälleen suuntautua itse työtehtävän tekemiseen. Sana tai teko voi olla hyvinkin pieni, mutta sillä voi olla oikeansuuntainen vaikutus.

Laajasti ymmärretty johtajuus muuttaa johtajan asemaa yhteisössä. Johtaja osallistuu tasavertaisena omaa asiantuntemustaan käyttäen työryhmän vuorovaikutukseen, mutta pysyy silti tehtävässään henkilönä, joka vastaa yksikön perustehtävän toteuttamisesta.

Ilmapiiri

Johtajuuteen, siis perustehtävästä huolehtimiseen, kuuluu myös se, että ilmapiiri on suotuisa työn tekemiseksi. Ja toisaalta pelkkä tehtäväkeskeisyys uuvuttaa, muuttaa työn puurtamiseksi ja suoritukseksi. On tärkeätä, että myös luovuudelle, esimerkiksi ideoinnille ja rönsyilylle on tilaa. Työn tauotus ja työn tuloksista nauttiminen auttavat myös tässä.

Ristiriidat pilaavat ilmapiiriä sekä kuluttavat yksilöiden ja yhteisön energiaa ja aikaa. Sen vuoksi taito käsitellä ja ratkaista niitä on työyhteisölle elintärkeää. Ihmisten väliset ristiriidat saattavat näyttää kahdenvälisiltä, mutta usein ne koskevat koko työyhteisöä ja myös niiden ratkaiseminen on koko yhteisön asia.

Perustehtävä ja siinä pysyminen luo yksilön ja yhteisön sisäistä turvallisuutta, mikä puolestaan parantaa ilmapiiriä. Turvallisuus lisää avointa vuorovaikutusta, mikä puolestaan moninkertaistaa tiedon kulkua.

Aika, paikka ja tehtävä

Tietoisuus ajasta, paikasta ja tehtävästä tukevat työryhmää ja sen jäseniä keskittymään meneillään olevaan tehtävään. Palavereiden aloittamisen venyminen ja niiden pitkittyminen herättävät närkästystä, ei ainoastaan henkilökohtaisella, vaan myös ryhmän tasolla. Muut suunnitelmat vesittyvät. Mielivalta ja työajan väärinkäyttö aiheuttavat kiukkua, loukkaantumista ja turhautumista, mitkä ovat omiaan huonontamaan työskentelyilmapiiriä. Aikatauluista lipsuminen hyväksytään helposti joustavuuden nimissä jopa vallitsevaksi käytännöksi. Monesti parannusta saadaan aikaan jo kiinnittämällä huomiota tähän epäkohtaan.

Vuorovaikutus

Perustehtävän toteuttamiseen tarvitaan koko työyhteisön tiedot, taidot ja kyvyt. Jotta koko yhteisön asiantuntemus saataisiin mukaan itse työn tekemiseen sekä päätöksentekoon että työyhteisön kehittämiseen, tarvitaan vuorovaikutusta.

On yleistä, että kuvitellaan, että yhteisön vuorovaikutus toimii jo riittävän hyvällä tasolla. Sen kehittämistä ei pidetä joko mahdollisena tai tarpeellisena ja siitä luovutaan. Kuitenkin vuorovaikutusta voidaan kehittää ja parantaa, kunhan siihen kiinnitetään tietoisesti huomiota. Kehittäminen edellyttää toimintatapojen ja käytäntöjen reflektointia yhdessä, sillä pelkästään yhteiset kokemukset eivät vielä muuta asioita mihinkään suuntaan. Esimerkiksi palaverin kulun tarkasteleminen kokonaisvaltaisesti on sopivan rajattu tehtävä ja osallistujien kokemuspiirissä. Yhteisön ja yksilön oman toiminnan tutkiminen on monessa työssä välttämättömyys. Se on säännöllisesti käytettynä työväline kehittää mitä tahansa työyhteisöä.

Vuorovaikutukseen paneutuminen mahdollistaa yhteisön kehittymisen ja yksilön persoonallisen kasvun ja on siten tyydyttävää sekä ryhmälle että sen jäsenille.


Työyhteisön rakenne

Keskustelufoorumit

Keskustelu on perusedellytys monelle asialle työyhteisössä: muun muassa perustehtävästä tietoiseksi tulemisessa ja yhteisessä käsityksessä siitä, tehtävässä pysymisessä ja siihen sitoutumisessa, työyhteisön kehittämisessä ja ammatillisessa kasvussa. Sitä varten on olennaista, että työyhteisöllä on riittävä ja toimiva palaverikäytäntö. Suotavaa on, että sitä aika ajoin tarkastellaan ja siten kehitetään tarpeita vastaavaksi. On todettu, että hyvä palaverikäytäntö tukee vuorovaikutusta myös palavereiden ulkopuolella.

Päätöksenteko

Päätöksenteko työyksikössä osoittaa sitä, onko johtajuus laajasti hoidossa. Valmisteluvaiheessa tulisi voida kuulla ja kuunnella kaikkea asiantuntemusta, mitä organisaatiossa on. Joskus jo oman mielipiteen sanominen koetaan uhkaksi yhteisen päätöksen syntymiselle. Hedelmällistä on kuitenkin, että jokainen voi kertoa mielipiteensä, pohtia näkökulmia ja muuttaakin omaa ajatustaan kuultuaan toisten perusteluita. Ristiriitaisten ajatusten sietäminen on hyväksi, jotta saadaan eri näkemyksiä päätösten pohjaksi. Päätökseen sitoutumisen edellytys on osallistuminen ja se, että oma näkökulma on tullut kuulluksi.

Tehtäväjako

Perustehtävän toteuttaminen edellyttää monenlaista työtä. Työn organisoiminen tehtäviksi ja se, että jokaisella on selvä käsitys omasta ja toisten tehtävästä on osa johtajuutta. Tämä selkeys voi rohkaista esimerkiksi omien huomioiden ilmaisuun ja parannusehdotusten tekoon. Se vahvistaa erillisyyttä ja antaa rohkeutta elää yhteisössä tuntevana ihmisenä. Tietoisuus tehtävistä selkeyttää yksilön omia työn tekemisen rajoja ja myös yksikön rajoja.

Perustehtävä ja yksikön jäsenten tehtävät toimivat yksittäisen työntekijän ”johtajana” ja auktoriteettina. Tehtävä johtaa.

Valta ja vastuu

Työyhteisön osallistuminen johtajuuteen merkitsee aktiivista vaikuttamista ja sitä, että jokainen käyttää myös valtaa ja ottaa vastuuta toiminnasta. Mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä ja osallistuminen työyhteisön toimintaan lisää tutkimusten mukaan selvästi työhyvinvointia ja jaksamista. Toisaalta yhteisön ja sen jäsenten asiantuntemuksen ohittaminen lamauttaa ja nakertaa hyvinvointia.


Yhteenveto

Olemme käsitelleet tässä artikkelissa johtajuutta perustehtävästä huolehtimisena. Se haastaa itse kutakin tarkastelemaan omaa työtä ja toimintaa sekä työyksikköä ja organisaatiota tehtävän toteutumisen näkökulmasta. Johtajuuteen osallistuminen motivoi yhteistyöhön ja lisää sitä.

Yhdessä pysähtyminen ja tutkiva ote työn arvioimisessa moninkertaistavat valmiutta kehittää työtä, työyhteisöä ja ammattitaitoa. Osallisuuden kokemus yhteisestä lisää työyhteisön hyvinvointia ja sitoutumista työhön. Työyhteisön tärkein voimavara – inhimilliset resurssit – tulevat käyttöön.

Yhteinen käsitys perustehtävästä syntyy vuorovaikutuksessa, kun siihen tietoisesti pyritään. Tarvitaan säännölliset foorumit ja riittävästi aikaa keskustelulle. Tämä sijoitus maksaa takaisin itsensä parantuneena työilmapiirinä ja parhaimmillaan innostumisena pyrkimyksessä yhteiseen tavoitteeseen.




Lähteet:

Lönnqvist Jouko: Johtamisen ja johtajan psykologiasta. Valtion koulutuskeskus, 1985
Murto Kari: Prosessin johtaminen, Murto ja Jyväskylän Koulutuskeskus Oy, 1992
Mäkipieska Marja, Niemelä Terttu: Hengittävä työyhteisö – johtamista muutosvirrassa, Edita 1999.